aus OrgaPedia, dem Wissensportal

Die magische Box

Ich weiß Bescheid!

Zoran Lorencic

Wissens-Management, der Hype der letzten Jahre, ist teuer und komplex. Viele Pilotprojekte sind an Integrationsschwierigkeiten und Berechtigungsthemen verendet. Übrig geblieben sind höchstens kostspielige Insellösungen für Call- und Support-Center oder andere Teilbereiche in Unternehmen. Aber vielleicht ist der Traum vom unternehmensweiten Wissensarchiv noch nicht ausgeträumt. In der Kombination einfacher Werkzeuge mit Wissensquellen aus dem Netz steckt eine Menge unentdecktes Potential.

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Eine Branchenlösung, ein CAD-Programm oder ein ERP-System und los geht das Geschäft. Wer meint "Ich habe alles, was ich brauche", ein Satz den man oft von Geschäftsführern hört, lässt außer Acht, dass sich das Bild des Mitarbeiters eines Unternehmens in vielen Bereichen zum Informationsverarbeitenden Knowledge Worker (http://dict.leo.org/?lp=ende&lang=de&searchLoc=0&cmpType=relaxed&relink=on&sectHdr=on&spellToler=std&search=Knowledge+Worker) gewandelt hat. Basis für die Ausübung des Hauptgeschäfts ist vielfach der schnelle Umgang mit Informationen aller Art und so gesellen sich zur Branchenlösung Teamwork- und Kommunikations-Plattformen, Recherchewerkzeuge und Werkzeuge zur Aufbereitung der gewonnenen Rohinformationen. Statt zehntausende von Euros in viele zusätzliche Anwendungen zu investieren, kann der geschickte Einsatz eines Wikis die Anforderungen an eine Teamwork- und Wissensplattform perfekt erfüllen.

Wikiwelt.gif (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php/Portal_Marketing/Anwendungen)

SchnellSchnell

Wiki, die Basistechnologie für die Wissensplattform ist kein Neuling in der Szene. 1995 entwarf Ward Cunningham eine Plattform, um möglichst schnell und unkompliziert Texte verfassen zu können, sie im Web zu veröffentlichen und es Lesern zu ermöglichen, sie einfach zu kommentieren, zu ändern und zu ergänzen. Mit der Änderbarkeit der Seiten durch jedermann wird eine ursprüngliche und zuvor nicht verwirklichte Idee des Internets realisiert. Die klassischen Grenzen zwischen Produzent (Schreiber) und Konsument (Leser) verwischen hier völlig. Im Grunde ein anarchistisches Redaktionssystem; es gibt keine festgelegten Rollen wie sie in der klassischen Projektorganisation zu finden sind. Jeder Besucher kann mit dem Browser alle Seiten verändern und neue Seiten anlegen. Dabei lag der Focus des Entwicklers auf Schnelligkeit, weshalb er sein System WikiWikiWeb nannte. Wiki kommt aus dem Hawaiianischen und heißt schnell.

Chaos oder Kosmos?

Aufgrund des universellen Schreibrechts für jedermann liegt die Vermutung nahe, dass ein Wikiprojekt schnell im Chaos versinkt. Das Gegenteil haben zahlreiche Projekte beispielsweise bei Motorola, T-Systems oder der Lufthansa bewiesen. Vermutlich liegt die Antwort in eben dieser Offenheit und der Kultur, die sich daraus entwickelt. Sie ist geprägt von einer gewissen Höflichkeit und gegenseitiger Achtung der Nutzer. Echte Störenfriede sind selten und haben dank der einfachen Technologie keine Chance gegen die konstruktive Nutzermehrheit. Sämtliche aktuell stattfindenden Änderungen lassen sich auf einen Blick einsehen und die automatische Versionierung aller Artikelbearbeitungen erlaubt den Vergleich (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Vorlage:Channel&title=Die_magische_Box&diff=3102&oldid=0) des aktuellen Artikels mit Jahre zurückliegenden Inhalten. Nicht nur die Wiederherstellung alter Artikelversionen, sondern auch die Wiederherstellung vollständig gelöschter Artikel (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Spezial:Log&type=delete) ist mit einem Mausklick erledigt.
Nun mag man einwenden, das diese offene Kultur nur innerhalb geschlossener Nutzerkreise wie Intranets zu Inhalten von hoher Qualität führt. Das prominenteste, eigentlich unglaubliche Gegenbeispiel ist die Wikipedia, ein weltweites Projekt zur Erstellung einer freien Enzyklopädie in zahlreichen Sprachen. In der deutschen Wikipedia wurden seit Mai 2001 bis März 2005 über 200.000 Artikel von freien Autoren verfasst. Während Sie dies hier lesen, hat sie den großen Brockhaus Premium mit 260.000 Artikeln (Stand: März 2005) vermutlich schon überholt. Diese Angaben können übrigens durch einen Klick auf bearbeiten (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Spezial:Log&title=Die_magische_Box&action=edit&section=3) sofort aktualisiert werden. Ich bitte darum ;-)

--Brandner 16:24, 18. Feb 2008 (CET) Der Brockhaus hat mittlerweile (Februar 2008) die Erstellung einer neuen Printausgabe mit der 21. Auflage des Großen Brockhaus eingestellt. Zukünftig sollen alle Einträge online kostenfrei und über Werbung finanziert zur Verfügung gestellt werden. Vergleiche dazu: Artikel in der Wikipedia und Financial Times Deutschland, 13.02.2008 (http://www.ftd.de/technik/medien_internet/:Brockhaus%20Internet/316489.html|)


State of the Art

Wiki-typisch ist die Wikipedia, ein Gemeinschaftsprojekt aller Internetnutzer. Es gibt keine speziell für dieses Projekt angestellten und bezahlten Autoren, Lektoren, Redakteure oder Administratoren. Die Artikel werden von einer Vielzahl an freiwilligen Helfern verfasst, die alle das Recht haben, Artikel nach Belieben zu schreiben oder zu ändern. Achtung Paradigmenwechsel: Bei klassischen Projekten werden die Ziele definiert und Rollen verteilt. Natürlich darf ein Geldgeber nicht fehlen, sonst bewegt sich im Unternehmen rein gar nichts. Wenn alle ihre Verantwortlichkeiten und Aufgaben kennen, geht es los. Mit dem Kick-Off geht die Crew an Bord, die Tanks sind reichlich mit finanziellen Mitteln gefüllt, die Motoren laufen an und hoffentlich kann der Projektleiter den neuen, schwer mit Anforderungen und Spezifikationen beladenen Flieger von der Startbahn heben. Viele Piloten (>50%) finden sich jedoch schon kurz nach der Startbahn in einer Bruchlandung wieder, wie die Softwarekrise in Deutschland zeigt. Irgendjemand hat wieder irgendetwas nicht bedacht oder um Größenordnungen falsch eingeschätzt.
Ein Wikiprojekt ist typischerweise das Gegenteil der klassischen Herangehensweise. Meist entdeckt eine Einzelperson die Möglichkeiten der Wiki-Technologie („Sowas habe ich schon immer gesucht!”), organisiert die Software und beginnt die vage Vorstellung vom eigenen Ziel oder Wunschtraum umzusetzen, ganz pragmatisch. Die Kollegen entdecken das Teil („Toll, da muss ich ja nie mehr an tausend Stellen suchen!”) und beginnen, es dank der niedrigen technologischen Hürden („Hey, das ist ja ganz einfach!”) zu verwenden. Bald beginnt die Diskussion um Inhalte, Strukturen und Konventionen und hört nie mehr auf. Die Mitarbeiter kommen mit dem Werkzeug, seinen Inhalten und Konventionen in den Flow.
Ob ein 'normales' Projekt sein Ziel erreicht hat, ist leider oft Definitionssache (O-Ton Projektleiter: „Dann müssen wir halt Erfolg umdefinieren”). Wann hat es also ein Wiki-Projekt geschafft? Wenn man bei den vielen Fragen des Geschäftsalltags immer öfter von seinen lieben Kollegen zu hören bekommt: „Wie du weißt nicht Bescheid, hast du nicht ins Wiki geschaut?”

(Un)Konventionell

Alles beginnt auf der leere Wiese und das auch noch ohne Regeln? Auch das Regelwerk der Wikipedia hat fast bei Null begonnen und ist ständig im Fluss, um sich an neue Herausforderungen anzupassen. Interessant ist, welche Regeln die gleichberechtigten Mitarbeiter, ohne Einfluss einer Obrigkeit, entwickelt haben.
In der Wikipedia gibt es keinen Chefredakteur im klassischen Sinne. Stärker engagierte Nutzer können in einem formalisierten Prozess zum Administrator gewählt werden. Mit diesem Status gehen allerdings nur wenige zusätzliche Rechte einher. Die Wirkung der Administratoren kann eher mit dem Immunsystem eines Lebewesens verglichen werden:

  • Sperrung einzelner Artikel. Dies hat meist den Zweck, den Inhalt kontroverser Artikel in einem Diskussionsprozess zu konsolidieren oder Vandalismus zu verhindern.
  • Löschung von Artikeln. Administratoren ist die Möglichkeit gegeben, bei Urheberrechtsverletzungen einzugreifen oder nicht enzyklopädische Textsorten zu entfernen.
  • Sie können bei Vandalismus einzelnen Nutzern das Bearbeitungsrecht kurzzeitig entziehen.

Alle Mitarbeiter der Wikipedia haben sich selbst verpflichtet, von ihnen beigetragene Inhalte unter der GNU-Lizenz für freie Dokumentation zu veröffentlichen. Diese Lizenz erlaubt es anderen, die Inhalte nach Belieben zu überarbeiten und zu verbreiten, sofern Ursprungsautoren und Versionsgeschichte genannt werden ...
An Soziologie interessierte Zeitgenossen sollten mal einen Blick auf die ganze Geschichte werfen. Die vielleicht bemerkenswerteste aller Regeln lautet "Ignoriere alle Regeln".

Elektronisches Kaffeekränzchen?

Wissens-, Ideen-, Content-Managent, Experteninsel, Vorschlagswesen, Infoportal, schwarzes Brett ... was denn nun? Aus Sicht der Softwarehersteller sind dies oft Marketing-Bezeichnungen zur Generierung von Umsätzen. Aus Sicht eines Wikis sind dies alles realisierbare Anwendungsbeispiele. Eine nette Metapher bietet der Vergleich mit einem Ameisenbau. Die Ameisen sind die Benutzer, das Baumaterial sind die Inhalte und die Form des Baus, also das Projekt wird durch Zielsetzungen, Richtlinien und Konventionen reguliert. Das Wiki aber liefert den Klebstoff, der den Bau zusammenhält.
Die Hauptanwendung ist sicher das schnelle und einfache Verfassen von Berichten, Konzepten, Handbüchern, etc. Da die dünne Technologische Schicht erfolgreich versucht, möglichst wenigen Einschränkungen zu unterliegen, ermöglicht sie die Erfüllung unterschiedlichster Anforderungen. Vom persönlichen intelligenten Edel-Notizblock bis zur globalen Collaborations-Plattform von zehntausenden Mitarbeitern sind vielfältige Anwendungsszenarien realisierbar. Man muss ja auch nicht gleich seine Homepage den wilden Tieren zum Fraß vorwerfen.

Is schwieritsch Bronko?

Ne Pavel, is net schwieritsch! Klar ist dies hier kein WYSIWYG - und auf tolle, nützliche Office-Assistenten muss ebenfalls verzichtet werden. Aber sind wirklich alle zu einarmigen Mausschubsern verkommen? Selbstverständlich sind auch im Wiki aufwendig gestaltete Seiten realisierbar und logisch wird hierzu weitergehendes Know-how benötigt. Aber viel wichtiger als ein schöner Beitrag ist ein informativer Beitrag, denn die Suche findet Information und nicht Schönheit.
Um einen vollständigen Artikel mit Inhaltsverzeichnis, einzeln bearbeitbaren Abschnitten, Bildern, Querverweisen und betonten Textpassagen zu erstellen und zu signieren, müssen ganze sechs Formatierungsanweisungen erlernt werden:


Überschrift Automatisch
Einzeln bearbeitbarer Abschnitt Automatisch
Bildverweis [[Bild:Bildname.gif]]
Querverweis

[[Artikelname]] verweist innerhalb des Wikis
[[wp:Artikelname]] verweist zur Wikipedia
[[wd:Artikelname]] verweist zu Wissen.de
[[CallByCall:07154806280]] verweist zu den günstigsten Telefonanbietern
[[Amazon:ISBN]] Literaturangabe verweist ISBN-Nummern zu Amazon

...

Fettdruck '''fetter Text'''
Kursivdruck ''kursiver Text''
Zeilenumbruch <br/>
Signatur --~~~~


Ist der Text getippt, lässt die Vorschaufunktion eine Kontrolle des Endergebnisses zu und verhindert, dass sich die Dokumentenhistorie (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Die_magische_Box&action=history) mit jeweils nur kleinen, inhaltlich uninteressanten Änderungen füllt. Manche Wikis, wie dieses hier, bieten sogar Werkzeugleisten, um die einzelnen Anweisungen per Klick einzufügen. Word ist schwieriger und alles was ein Anwender wissen muss, um ein Wiki zu bedienen, wird hier besprochen; viel mehr gibt es nicht. Die Schulung von 4000 Angestellten kann man sich sparen und ein mit Anleitungen, Tutorials und Beispielen vorbefülltes, lebendiges Wiki senkt die Hemmschwelle mit zu machen. Außerdem ist die Bereitschaft der Anwender, sich mit einem neuen Werkzeug auseinander zu setzen, erfahrungsgemäß sehr hoch, wenn ein echter Vorteil spürbar ist.

Zeitmaschine

Ein großes Problem unserer IT-Infrastrukturen sind Programme, die ihre Daten in von Menschen nicht lesbarer Form ablegen (binär). Verschärft wird das Problem durch schnell wechselnde Programmversionen, die oft nicht einmal untereinander kompatibel bleiben. Die Firma Macrosucht hat vor Jahren Pleite gemacht und die letzte Office-Version EierlegendeWollmilchSau 08.15 lief nur unter Windows 95, welches seit mindestens 3 Jahren aus allen Unternehmen verschwunden ist. Wer es witzig findet, seine alten Dokumente nie mehr öffnen zu können, darf jetzt herzhaft lachen. Im Wiki werden die Daten in lesbarer Textform gespeichert und können so von beliebigen Textprogrammen weiterverarbeitet werden, ohne sich mit Inkompatibilitäten oder Konvertierungsprogrammen herumärgern zu müssen. Zudem sind nicht nur die aktuellen Inhalte verfügbar, vergleichbar mit einer Datei auf der Festplatte, sondern alle über die Zeit entstandenen Varianten. Die oft geforderte Revisionssicherheit liefert das Wiki automatisch mit, denn ab dem Erstellen eines Artikels werden alle Änderungen gesichert. Wer sich diesen Artikel jetzt - und mit jetzt ist der 12.03.2005 um 23:54 gemeint - anschauen will, hier ist er! (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Die_magische_Box&action=view&oldid=3367).
Diese Funktion ermöglicht eine interessante, höchst effektive Arbeitsweise. Üblicherweise werden die Kommunikationspartner per E-Mail über neue Informationen, Änderungen, Arbeitsanweisungen, etc. informiert. Rückfragen gelangen dann wiederum per E-Mail zum Absender. Werden diese Änderungen stattdessen direkt auf der Wikiseite des betreffenden Themas durchgeführt, sind die Informationen dort wo Sie hingehören und gammeln nicht in toten E-Mails herum. Wer sich für das Thema, Projekt oder Protokoll interessiert, kann die Seite auf seine Beobachtungsliste setzen, wird auf diesem Weg über Änderungen informiert und kann auf der Diskussionsseite des Themas Rückfragen oder ähnliches anbringen. So bleiben nicht nur die Inhalte, beispielsweise einer Spezifikation, sondern auch die Gründe für Änderungen seit Projektstart, für jeden auf Jahre nachvollziehbar; bereit für soviel Transparenz?

Gut in der Hand

Die vierte pompöse Schwarzwälder Kirschtorte (http://www.webkoch.de/db/suchen.html?such=Schwarzwaelder+Kirschtorte&OK=Suche+starten) mit Sahnehäubchen, Verzierungen, Kirschen in unterschiedlichen Farben und Geschmacksrichtungen designen oder leckere Schokolade produzieren, die sich mit anderen köstlichen Zutaten leicht zu Kreationen genau nach Geschmack der Gäste kombinieren lässt? Im Gegensatz zur Featuritis kommerzieller Softwaresysteme versuchen Open-Source-Programmierer möglichst wenig schlau zu sein. Statt schwer überblickbarer Softwarelabyrinthe sind die Architekturen einzelner Werkzeuge oft flach und von überschaubarem Funktionsumfang. Dafür mit allen sinnvollen Schnittstellen ausgestattet, um Sie beliebig mit anderen Werkzeugen zu kombinieren. Die Kraft erwächst aus dem Maßgeschneiderten Zusammenspiel verschiedener offener Systeme. Ein Werkzeug soll nicht bunt sein, sondern möglichst gut in der Hand liegen. Die Kraft eines Wikis erwächst aus der einfachen Änderbarkeit und aus der flinken und exzessiven Referenzierung von Inhalten mittels schlauer Links (Interlinks). Es entsteht ein höchst informative Zwischenschicht, die es ermöglicht schnell zwischen verschiedenen Artikeln, Anwendungen und sogar zwischen verschiedenen Abstraktionsebenen zu wechseln. Eine Technik, die der Arbeitsweise des menschlichen Gehirns sehr gelegen kommt.

Speedwriting

Wie viele Hintergrundinformationen müssen mitgeliefert werden, um die Aussagekraft der Ausführungen ausreichend zu untermauern? Ein Autor läuft immer Gefahr, Teile seiner Leserschaft zu langweilen, während andere überfordert sind. Statt zu jeder Aussage die zugrunde liegenden Hintergrundinformationen mitliefern zu müssen, kann er im Wiki die wichtigen Stichwörter einfach verlinken und sich auf das Wesentliche, Kreative konzentrieren. Das macht Spaß und spart Zeit. Auch das Verarbeiten des Textes wird effektiver, denn der Leser kann aufgrund persönlicher Vorgaben wie eigenem Kenntnisstand, Interesse, Wichtigkeit des Themas, nötige Detailtiefe, etc., selbst entscheiden welchen Links er folgt und letztendlich wie viel Zeit er aufwenden mag. Manche werden sich an die Techniken des Speedreading erinnert fühlen und beim Lesen dieses Konzepts bemerkt man schnell, welch massive Aufwertung ein Dokument in dieser Darreichungsform erfährt. Die Performanz steigt noch mal, wenn der Leser im Moment des Lesens auf der Rückseite (Diskussionsseite) des Artikels Fragen zum Inhalt oder diskussionswürdige Punkte anbringen und sogar die Rolle des Autors übernehmen kann ... In einem Weblog kommentierte einmal ein begeisterter Benutzer: "ich beginne ein Buch, das sich dann von selbst schreibt".
Noch mehr Tempo und Komfort bringt der Einsatz von Vorlagen und Textbausteinen. Kopfzeilen, Fußzeilen, wohl formulierte Angebotstexte, etc. müssen nur einmal erstellt werden und können mit {{Vorlage:textbausteine/angebot/produkt}} an beliebiger Stelle in den Text eingefügt werden.

Western von gestern

Ob ein Treiber, eine Software oder ein Dokument: es gibt wenig langweiligeres als herunter geladene Bits und Bytes; der Treiber ist bestimmt in einer neueren Version erhältlich und das Dokument ist in der Zwischenzeit möglicherweise überarbeitet worden. Wirklich aktuell sind die Daten nur an ihrer Quelle. Für die Unternehmen hat das Zeitalter des Always-On-Internets schon lange begonnen; warum die Daten nicht einfach dort lassen wo Sie sind und jeweils online auf die aktuellen Versionen zugreifen? Das Internet ist in einem schnellen Wandel: Homepages kommen und gehen und werden von den Webmastern ständig umgebaut. Das Risiko, dass ein Link von gestern heute ins Leere zeigt, lässt sich mit einem einfachen Trick umgehen. Wer das Dokument statt mit einem festen Link, mit einem treffenden Suchbegriff referenziert (Suchlink), dem ist ziemlich egal ob die Homepage zwischenzeitlich geändert wurde. Er überlässt einfach einer Suchmaschine das Suchen. Die können das sowieso besser. Als Suchbegriff bieten sich der Titel des Schriftstücks oder eine andere unverwechselbare Textpassage innerhalb des Dokuments an. Beispielsweise zeigt ein normaler Link zum Dokument Die Kathedrale und der Basar (http://www.sschubiger.ch/web/documents/technical/brief-history-of-hackerdom/) zwischenzeitlich ins Leere. Mit einem Suchlink der Form {{suchlink|suche=Die+Kathedrale+und+der+Basar|text=Dokument}} ist man besser beraten, denn das gewünschte Dokument (http://www.google.de/search?q=Die+Kathedrale+und+der+Basar) taucht dann ganz oben in der Trefferliste auf, ganz egal wo es sich in Wirklichkeit befindet.

Zaubertricks mit Links

Und schon stecken wir mitten drin in der magischen Box. Mitten im Text klickbare Quellangaben oder dynamische Suchlinks, sind noch nicht alles. Viele Dienstleistungen sind über Links erreichbar und es werden täglich mehr. Wer seine Kontaktadresse in einem Wiki pflegt, beispielsweise auf seiner Benutzerseite, kann die Telefonnummer in der Form [[CallByCall:07141483316]] angeben. Ein Klick auf die Telefonnummer öffnet die Website eines Anbieters für günstige Telefonvorwahlen; der Anrufende wird es zu schätzen wissen. Oder garnieren Sie Ihre Schulungsunterlagen (http://www.orgapedia.de/knowmore/index.php/Portal_LPIC#LPIC-3) mit Buchempfehlungen wie dieser hier: Sonja U. Klug, Konzepte ausarbeiten - schnell und effektiv. Ein heißer Tipp, denn in dem automatisch erstellten Amazon-Link ist ein Partnerkonto versteckt und bei jedem Kauf klingelt unsere Kasse.
Es lässt sich noch mehr sparen. Eine Seite mit Teilelisten für den Bürobedarf und schon weiß das Sekretariat, bei welchem Anbieter die Tonerkartusche für den großen Drucker (http://www.geizhals.at/deutschland/?fs=HP+92298A&x=0&y=0&in=) gleich neben der Türe am günstigsten zu bekommen ist. Der Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt, denn jede Anwendung, sei es im Inter- oder Intranet, die über Web-Technologie erreichbar ist, lässt sich per Link referenzieren und der Einsatz eines Wikis kann sich allein über gesparte Info-CDs wie Encarta, Brockhaus, D-Info oder ähnlichem rechnen.

Spiral Tower

Bildung ist dank Pisa in Deutschland zum zentralen Thema geworden. Durch die exzessive Verlinkung interner Inhalte mit freien Wissensquellen wie der Wikipedia eröffnet sich für unsere Unternehmen eine nette Möglichkeit, einen Beitrag zur Allgemeinbildung unserer Mitarbeiter und sogar der deutschen Bevölkerung zu leisten. Den oben verlinken Artikel über Speedreading gab es zum Zeitpunkt des Schreibens noch nicht. Was kann passieren?

a) Ich finde den Beitrag enorm wichtig für die Verständlichkeit meines Textes, weiß etwas über Speedreading und erstelle den Beitrag. Dieser Artikel enthält keine unternehmensspezifischen Informationen und könnte von allgemeinem Interesse sein. Also erstelle ich den Beitrag in der Wikipedia und schon steht der Bevölkerung drinnnen und draußen wieder mehr Wissen zur Verfügung.

b) Ich finde den Beitrag wichtig (sonst hätte ich keinen Link gesetzt), habe aber keine Zeit ihn zu erstellen. Ein Kollege liest meinen Artikel, folgt dem Link und kann ihn - Zeit, Lust und Laune und Expertise voraus gesetzt - mit Inhalt füllen. Und schon steht der Bevölkerung drinnen und draußen wieder mehr Wissen zur Verfügung.

c) Ich finde den Beitrag wichtig (sonst hätte ich keinen Link gesetzt), habe keine Zeit ihn zu erstellen, kann aber bei Wikipedia einen Artikelwunsch äußern. Vielleicht stolpert ein Autor draußen über meinen Wunsch, weiß etwas über Speedreading, erstellt den Beitrag und schon steht der Bevölkerung drinnen und draußen wieder mehr Wissen zur Verfügung.

Wissensspirale


Zweifellos eine innovative Art der Kommunikation zwischen Unternehmen und Bevölkerung fernab von den üblichen PR-Aktionen und Marketing-Aktivitäten. Selbstverständlich ist in der Wikipedia Werbung verpönt, aber es spricht nichts dagegen seine E-Mail-Adresse auf seiner Benutzerseite draußen zu hinterlassen; ein dezenter Hinweis auf die Heimatfirma.

Wald und Bäume

Im Büro geht viel Zeit für die Strukturierung und Kategorisierung von Ordnern und Dateien verloren und trotzdem lässt sich ein Schriftstück oft nicht eindeutig kategorisieren. In welchem Ordner soll das Dokument landen, damit es schnell wieder gefunden wird? Wird dieses Schriftstück einige Zeit später wieder benötigt, liegt es natürlich in einem Ordner, in dem man als letztes sucht. Auch dieses Paradigma wird vom Wiki auf den Kopf gestellt. Die Frage, in welche Kategorie oder Ebene ein Artikel einzuordnen ist, ist müßig. Die Artikel sind wild und bunt miteinander verlinkt und es gibt schlichtweg keine hierarchische Artikelstruktur. Auch hier wird das Wiki seinem Namen gerecht, denn es kann sofort mit dem Schreiben begonnen werden und für das wieder finden und Pflegen der Artikelstruktur sorgen leistungsfähige Funktionen. Die wichtigste Funktion ist sicher die Artikelsuche. Nach Eingabe eines Suchwortes wird flink die gesamte Datenbank nach den passenden Inhalten durchsucht. Ist der gewünschte Artikel gefunden, kann schnell ermittelt werden, von wo aus dieser Artikel referenziert (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Spezial:Whatlinkshere&target=Die_magische_Box) wird. Hat ein Artikel oder eine Datei keine Referenzen, interessiert sich offensichtlich niemand mehr für den Inhalt. Es kann dann etwas sorgloser mit dem Löschknopf umgegangen werden. Weitere Funktionen wie die Suche nach Artikeln ohne Referenzen (Sackgassenartikel), nicht referenzierten Artikeln (verwaiste Artikel), automatische alphabetische Auflistung von Artikeln und Bildern, etc sorgen dafür, dass auch ein Archiv mit hunderttausenden von Artikeln pflegeleicht und transparent bleibt. Dokumentenleichen im Keller gibt es nicht, weil es keinen dunklen Keller gibt.

In Kategorien denken

Die Möglichkeit, Inhalte zu kategorisieren ist trotzdem vorhanden, aber anders. Ein Papierdokument kann immer nur zu einer Kategorie (Ordner) gehören. Dasselbe gilt für eine herkömmliche Datei. Diese kann ebenfalls nur in einem Ordner (Verzeichnis) abgelegt werden. Dies muss jedes mal genau überlegt werden (Zeit!), um das Dokument nicht in einem Aktenfriedhof oder Festplattensumpf zu verlieren. Ein Wiki-Element (Textbaustein, Vorlage, Artikel, Bild, hochgeladene Datei) hingegen kann beliebig vielen Kategorien zugehören. Ein Klick auf die Kategorienübersicht, der nächste Klick auf die gewünschte Kategorie (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php/Kategorie:Ci-element) und schon bekommt man eine Übersicht aller vom Marketing erstellten CI-Elemente und kann die Bilder und Orginalquellen herunterladen und für die Präsentation oder den neuen Prospekt verwenden. Die Einfachheit dieser Funktion erlaubt mächtige Szenarien. Wie wäre es beispielsweise mit einem intelligenten Organigramm oder Personalprofil. Die Mitarbeiter kleben Expertenkategorien wie [[Kategorie:Spezialist:Arbeitsrecht]], [[Kategorie:Übersetzer:DE-EN]], [[Kategorie:Hotline:Wiki]] und [[Kategorie:Stress:keiner]] auf Ihre Benutzerseiten. Wird nun ein Experte für Arbeitsrecht, Übersetzungen oder das Wiki gesucht, der sich gerade nicht voll im Stress befindet, kann dieser mit einem Klick (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php/Kategorie:Hotline:Wiki) ausfindig gemacht und angerufen werden. Nicht am Platz? Dann landet die Frage auf eben seiner Diskussionsseite und kann vom Experten in Ruhe bearbeitet werden.

I´m the invisible man

Rechnerräume, Serverschränke, Dateiserver, Verzeichnisdienste, Betriebssysteme, Programme, Berechtigungskonzepte, Administratoren, etc. Alles natürlich doppelt und dreifach ausgelegt, um Ausfälle zu überbrücken. Warum schmeißen wir den Hardware- und Softwareherstellern eigentlich unser Wohlverdientes in den Rachen? Ein großer Teil des EDV-Geschäfts dreht sich um einen gesicherten Informationszugriff. Alles muss kontrolliert, überwacht und gegen neugierige, böswillige Mitarbeiter geschützt werden. Aber wie viele Informationen sind wirklich sensibel? Sind unsere detaillierten Berechtigungs- und Zugriffskonzepte nicht oft Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen für Administratoren und Arbeitsverhinderer für die Mitarbeiter? Der Wunschtraum jedes Chefs ist doch ein Team welches aus "Unternehmern im Unternehmen" besteht. Wie soll ein Mitarbeiter diesem hohen Anspruch gerecht werden, wenn er sich nicht im Unternehmen umsehen kann, weil alles mit viel Aufwand hinter virtuellen Mauern versteckt wird? Informationen wollen frei sein und durch eine Verringerung des Aufwands (sic!) ergibt sich die Chance, jedem Mitarbeiter tiefe Einblick in den ihn umgebenden Organismus zu gewähren und Potentiale zu wecken, die bisher schlummerten. Für den Schutz des, natürlich Brachenabhängig, oftmals verschwindend geringen Anteil an sensiblen Informationen (<0.1%) ist eine Erweiterung des Wikis in der Form <unsichtbar außer="mustermann">Provisionssatz Herr Mustermann:30%</unsichtbar> sehr nützlich. Der innerhalb des Tags eingeschlossene Text, ist dann nur für Herrn Mustermann sichtbar. Die Datei provisionssätze.txt kann vom Dateiserver verschwinden und es gibt wieder einen Medienbruch weniger. Manche Firmen verwalten inzwischen alle Dokumente innerhalb ihres Wikis und schalten sukzessive die alten Dateiserver ab.

Freundliche Bots

Bots sind eigentlich normale Wiki-Benutzer, allerdings kommen die Beiträge und Änderungen dieser Benutzer von Computerprogrammen oder Skripten statt von menschlichen Bearbeitern. Sie sind ein bisschen wie Tamagotchis und benötigen etwas Pflege und Zuneigung. Dafür können Sie uns viele langweilige und langwierige Arbeiten wie Rechtschreibkorrekturen oder automatische Verlinkungen abnehmen. Wer einen Felher findet und diesen in die Liste von Tippfehlern einträgt, kann einen Bot (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Spezial:Maintenance&action=view&subfunction=mispeelings) bemühen, um diesen Fehler im gesamten Artikelbestand aufzuspüren. In der nächsten Ausbaustufe kann diese Funktion verwendet werden, um die Einhaltung von Schreibkonventionen (Writing-Styleguide) zu überprüfen. Wird in der Firma Deutsch und nicht Denglisch geschrieben, könnte die Liste folgende Einträge enthalten:

  • Management (Geschäftsführung)
  • Masterpiece (Meisterwerk)
  • Cool (kühl)
  • Return on Invest (Gewinn)

Ein Klick auf den Bot (http://www.orgapedia.de/intelego/index.php?title=Spezial:Maintenance&action=view&subfunction=mispeelings) und ruck zuck werden die vielen kleinen Schlampereien ans Tageslicht befördert.

Turbolader

Wie schon angedeutet, lässt sich ein Wiki außer als Archiv für Texte auch zur Verwaltung von Bildern und Dokumenten verwenden. Mit der Upload-Funktion lassen sich beliebige Dateien auf den Server schieben und mit [[media:schaltplan.pdf]] verlinken. Das schöne Feature der Durchsuchbarkeit aller Inhalte beschränkt sich leider auf die Artikeltexte. Wäre es nicht schön, wenn die Dokumente selbst auch durchsuchbar wären? Die Art der Dokumentenablage innerhalb eines Wiki-Servers kommt der Lösung des Problems sehr entgegen, denn die Dokumente landen unverändert im Dateisystem des Wiki-Servers unterhalb eines definierten Verzeichnisses. Für versiertere Administratoren ist es kein größeres Problem, eine Suchmaschine über dem Dokumentenverzeichnis zu integrieren, um den Kollegen die Möglichkeit zu bieten, im eigenen Dokumentenbestand zu googeln. Wird hierfür eine leistungsfähige Suchmaschine mit intelligenten Suchfunktionen verwendet, lässt es sich selbst in großen Mengen (>50GB) der üblichen Officeformate flink recherchieren. Alle Kollegen, die ähnliches schon mal mit den Standardsuchfunktionen ihres Betriebsystems (Windows->Explorer->Suchen oder ähnliches) versucht und entnervt aufgegeben haben, werden dies sehr zu schätzen wissen.

Pragmatisch heißt Machen

Zur Integration eines neuen Wiki-Servers sind lediglich eine IP-Adresse und ein Rechnername nötig. Eine zeitaufwendige Benutzerverwaltung entfällt, denn jeder meldet sich selbst am Wiki an. Die einzige Aufgabe der chronisch vielbeschäftigen Administration ist, das System anzuschließen und die Datenbank in die Sicherung zu integrieren. Auf den Arbeitsrechnern sind keine Softwareinstallationen notwendig, denn ein Browser ist auf allen Betriebssystemen vorhanden. Das Protokoll (http) ist ressourcenschonend und muss nicht mal auf den Sicherheitssystemen frei geschaltet werden, denn Surfen ist zumeist erlaubt. Das Wiki kann (schnell!) von allen Abteilungen weltweit aufgerufen, durchsucht und bearbeitet werden. Es gibt wohl kaum Softwaresysteme, die bei einem so geringem Aufwand (TCO) ein derart hohes Nutzungspotential (ROI) bieten.

Downtown Boy

„Wir machen jetzt alles anders und dann wird alles gut!” So wie noch kein Softwarewerkzeug diesem Anspruch genügen konnte, so macht auch ein Wiki nicht alles besser. Soll es auch nicht. Ein Wiki muss nicht gegen bestehende Anwendungen konkurrieren. Uptown (http://dict.leo.org/?lp=ende&lang=de&searchLoc=0&cmpType=relaxed&relink=on&sectHdr=on&spellToler=std&search=Uptown), wo die Schönen und Reichen wohnen und sich das Unternehmen dem Besucher in seiner reinsten Form präsentiert, sorgt weiterhin ein CMS für ein ordentliches, wohl formuliertes und dem Styleguide entsprechend formatiertes Inter- und Intranet. Auch Textprogramme werden kurzfristig sicher nicht vom Arbeitsplatz verschwinden, man muss ja kompatibel bleiben und so. Aber Downtown (http://dict.leo.org/?lp=ende&lang=de&searchLoc=0&cmpType=relaxed&relink=on&sectHdr=on&spellToler=std&search=Uptown) wo es brodelt, wo die Funken fliegen, wo Ideen gekocht und Inhalte gegart werden, kurzum wo die Arbeit erledigt wird, kann ein Wiki die Massen zusammen halten. Warum also lange warten, sonst heißt es bald: „Wie, Sie haben keins?”

Anwendungsbeispiele

  • Homepage und Teamarbeits-Plattform
  • Schulungsportal (http://www.orgapedia.de/knowmore/)
  • Turmbau zu Babel (interlinks, Koordination von Übersetzungen)
  • No Barriers (Barrierefreiheit mit Sprachsynthese)
  • Mehr als die Summe (Kombination mit Topicmaps zur schnellen Navigation)
  • Ohne Worte (Erweiterte TeX-Features)
  • Orga- und Offlinereader (PDA)
  • Ideen-Management
  • Vorschlagswesen
  • Egozentriert
  • Dokumentenmanagement

Siehe auch

Weblinks

'Persönliche Werkzeuge